ทำความรู้จัก KAIZEN

ไคเซ็น ถือกำเนิดและเติบโตที่ประเมศญี่ปุ่น และเผยแพร่เข้าสู่ประเทศไทยมานานพอสมควรแล้ว แนวคิดนี้ได้รับการตอบรับจากภาพอุตสาหกรรมไทยในฐานะเครื่องมือช่วนในการบริหารให้ประสบผลสำเร็จอย่างยั่งยืน จากการลดความสูญเสียที่เกิดขึ้นและทำให้เกิดการสร้างสรรค์ใหม่ๆ

ไคเซ็น (Kaizen) เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น หมายถึง การเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงในที่นี้ต้องเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้ ดีขึ้น จะเรียกว่าเป็นการปรับปรุงให้ดีขึ้นก็ว่าได้ หลักการง่ายๆ ที่เป็นคีย์เวิร์ดสำคัญของการทำไคเซ็นมีอยู่ 3 ข้อ นั่นก็คือ เลิก ลด และเปลี่ยน

วิธีคิดเพื่อหาทางปรับปรุงตามแนวคิดไคเซ็น (Kai zen)

ระบบคำถาม 5W 1H ซึ่งเป็นการถามคำถามเพื่อวิเคราะห์ หาเหตุผล ในการทำงานตามวิธีเดิม และหาช่องทางปรับปรุงให้ดีขึ้น ด้วย ECRS

5W1H

What : หาจุดประสงค์ของการทำงาน : ทำอะไร? ทำไมต้องทำ? ทำอย่างอื่นได้หรือไม่?
Who : หาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงาน : ใครเป็นคนทำ? ทำไมต้องเป็นคนนั้นทำ? คนอื่นทำได้หรือไม่?
When : เวลาในการทำงานที่เหมาะสม : ทำเมื่อไหร่? ทำไมต้องทำตอนนั้น? ทำตอนื่นได้หรือไม่?
Why : หาเหตุผลในการทำงาน
Where : หาสถานที่ทำงานที่เหมาะสม : ทำที่ไหน? ทำไมต้องทำที่นั่น? ทำที่ิอื่นได้หรือไม่?
How : หาวิธีการที่เหมาะสมสำหรับงาน : ทำอย่างไร? ทำไมต้องทำอย่างนั้น? ทำวิธีอื่นได้หรือไม่?

ECRS

E = Eliminate : ตัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป
C = Combine : รวมขั้นตอนการทำงานเข้าด้วยกัน ประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน
R = Rearrange : จัดลำดับงานใหม่ให้เหมาะสม
S = Simplify : ปรับปรุงวิธีการทำงานหรือสร้างอุปกรณ์ช่วยในการทำงานได้ง่ายขึ้น

การนำ 5W1H ใช้งานร่วมกับ ECRS

การใช้หลักการไคเซ็น ระบุว่ามี 7 ขั้นตอน ซึ่งทั้ง 7 ขั้นตอน ดังกล่าวนี้ กล่าวได้ว่าเป็นวิธีการเชิงระบบ (System approach) หรือปรัชญาในการสร้างคุณภาพของเดมมิ่ง ที่เรียกว่า PDCA (Plan-Do-Check-Action) ที่นำไปใช้หรือประยุกต์ใช้ในทุกงานทุกกิจกรรม หรือ ทุกระบบการปฎิบัติงานนั่นเอง ไม่ว่างานนั้นจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ อันประกอบด้วย

1. ค้นหาปัญหา และกำหนดหัวข้อแก้ไขปัญหา
2. วิเคราะห์สภาพปัจจุบันของปัญหาเพื่อรู้สถานการณ์ของปัญหา
3. วิเคราะห์หาสาเหตุ
4. กำหนดวิธีการแก้ไข สิ่งที่ต้องระบุคือ ทำอะไร ทำอย่างไร ทำเมื่อไร
5. ใครเป็นคนทำ และทำอย่างไร
6. ลงมือดำเนินการ
7. ตรวจดูผล และผลกระทบต่างๆ และการรักษาสภาพที่แก้ไขแล้วโดยการกำหนดมาตรฐานการทำงาน

กิจกรรมไคเซ็น (Kaizen) จัดดำเนินตามแนวทางวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (PDCA) มีดังนี้

กิจกรรมไคเซ็น (Kaizen) จัดดำเนินตามแนวทางวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (PDCA) มีดังนี้

• Act - การปรับปรุงแก้ไขส่วนปัญหา หรือถ้าไม่มีปัญหาใดๆ ก็ยึดปนวทางปฎิบัติตามแผนงานที่ได้ผลสำเร็จ เพื่อใช้ทำงานครั้งต่อไป
• Plan - การวางแผนงานจากวัตถุประสงค์ และ เป้าหมายที่ได้กำหนดขึ้น
• Do - การปฎิบัติตามขั้นตอนในแผนงานที่กำหนด ไว้อย่างเป็นระบบและมีความต่อเนื่อง
• Check - การตรวจสอบผลการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง แก้ไขแผนงานในขั้นตอนใด

เมื่อใดวางแผนงาน (P) นำไปปฏิบัติ (D) ระหว่างการปฏิบัติก็ดำเนินการตรวจสอบ (C) พบปัญหาก็ทำการแก้ไขหรือปรับปรุง (A) การปรับปรุงก็เริ่มจากการวางแผนก่อนวนไปได้เรื่อยๆ จึงเรียกวงจร PDCA

ลองสรุปง่ายๆ

ไคเซ็น ไม่ใช่งานส่วนเกินนอกเหนือจากงานประจำ ไคเซ็น คือการลดขั้นตอนส่วนเกินแต่ลดจากเรื่องที่ไม่จำเป็นดว้ยการเปลี่ยน วิธีการทำงาน ทำด้วยความตั้งใจจริง

ไคเซ็น คือ

1. เปลี่ยนวิธีการ...เปลี่ยนวิธีการทำงาน ลดขั้นตอนส่วนที่ไม่จำเป็นออก
2. เปลี่ยนแปลงที่ละเล็กทีละน้อย ที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง
3. รับมือกับความจริง...ทำเรื่องที่ทำได้ก่อน รับมือกับความเป็นจริงที่มีข้อจำกัด

รู้จัก LEAN รู้จัก KAIZEN

LEAN คือ การออกแบบกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

KAIZEN คือ การเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ความแตกต่างของไคเซ็นเดี่ยวและไคเซ็นกลุ่ม

• ไคเซ็นเดี่ยว (Individual Kaizen) : ทำได้ด้วยตัวเอง, 5เรื่อง/ปี, ปรับปรุงกระบวนการทำงาน
• ไคเซ็นกลุ่ม (Kaizen Group) : พนักงานต่างสายงาน/ระหว่างแผนก ร่วมมือกัน,ปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน

พิจารณา KAIZEN ได้จาก 4 ข้อดังนี้

ไม่ก่อให้เกิดผลกระทบเชิงลบ, ทำได้ด้วยตัวเราเองหรือคนจำนวนไม่มาก, ทำได้จริงและยั่งยืน, ไม่สร้างโอกาสทุจริต

ทำไมต้องทำ KAIZEN กลุ่ม

• ฝึกการทำงานเป็นทีม
• ฝึกการแก้ปัญหา
• นำเสนออย่างเป็นระบบ
• เพิ่มประสิทธิภาพของงาน (+)
• ลดต้นทุน (-)
• เพิ่มประสิทธิภาพของงาน (+)
• ปลูกฝังพนักงานให้มีการพัฒนาตัวเอง

ขั้นตอนการทำ Kaizen แบบกลุ่ม

1. รวมสมาชิก 3-6 คน
2. กำหนดหัวข้อและกรอกแบบฟอร์ม
3. แจ้งเหตุผลที่ไม่อนุมัติต่อ QD QD ตรวจสอบเหตุผล
4. หัวหน้างานเซ็นต์อนุมัติหัวข้อ
5. FIN และ QD ตรวจสอบต้นทุนที่ลดได
6. Present to Concerned Directors
7. นำไปปฎิบัติจริงว่าลดได้หรือไม่
8. Register
9. รับการ train เรื่อง QC story จาก QD และลงมือปฎิบัติตามแผนงาน
10. ให้กลุ่มแจ้งผล/ปัญหา ที่ทำให้ปฎิบัติไม่ได้ต่อ QD
11. รายงานผล EXCOM อนุมัติจ่ายเงิน
12. FINISH